Privacy Notice / Notis Privasi

1. Who Is Responsible for Your Information

This notice explains how personal data is handled through drfarhanafadzli.com and FF Healthcare Consultancy (FFHC)-managed professional-enquiry channels linked from the website.

The data controller is FARHANA BINTI FADZLI, trading as FF HEALTHCARE CONSULTANCY (“FFHC”, “we”, “us”), business registration number 202603217731 (RA0138605-X). FFHC coordinates professional enquiries relating to Dr Farhana Fadzli.

Public location: Bukit Damansara, 50490 Kuala Lumpur, Malaysia.

Privacy contact: [email protected]. Please use “Privacy request” in the subject line.

This website is not Hospital Picaso’s patient portal. Hospital Picaso is responsible for personal data you provide directly through its own services and official contact channels.

2. Personal Data We May Collect

Depending on how you use the website or contact FFHC, we may collect:

• Your name and email address.
• Your organisation, enquiry type, selected subject or area of interest, and any event date, media deadline or other optional information you provide.
• The message you send and related correspondence, follow-up and engagement records.
• Technical information generated when the website is used, such as IP address, browser/device information, requested pages and security or diagnostic logs.
• Information generated when you choose an external service linked from the website, such as WhatsApp, subject to that provider’s own terms and privacy practices.

Please do not send symptoms, scans, medical reports, identification documents, patient records or other sensitive clinical information through the professional-enquiry form, FFHC email or FFHC-managed WhatsApp channel. If you contact us on behalf of another person, provide only information you are authorised to share.

3. Why We Use Personal Data

We may use relevant personal data to:

• Respond to and manage your enquiry.
• Coordinate speaking, media, educational, advisory and professional-collaboration requests.
• Maintain records of communications, decisions and agreed engagements.
• Operate, secure, troubleshoot and improve the website and enquiry services.
• Understand enquiry volumes and categories, using aggregated information where practical.
• Meet applicable legal, regulatory, accounting and dispute-resolution requirements.

Submitting an enquiry does not subscribe you to marketing. Any future newsletter or marketing subscription will require a separate opt-in.

4. Required and Optional Information

You may browse the website without submitting an enquiry. If you use the professional-enquiry form, fields marked as required must be completed so we can understand and respond to the request. Optional fields are identified on the form. If required information is not provided, we may be unable to respond or progress the enquiry.

5. Who May Receive Personal Data

Relevant information may be accessed by authorised FFHC personnel and Dr Farhana where necessary to address an enquiry or manage an agreed engagement.

FFHC also uses service providers for website hosting and maintenance, website security and bot protection, form/email delivery, Microsoft 365 email services and other necessary technical functions. Access is limited to the provider’s role and the arrangements approved by FFHC.

Information may also be disclosed to professional advisers, insurers, auditors or competent authorities where reasonably necessary and lawful.

We do not sell personal data. Directing you to Hospital Picaso normally means giving you the hospital’s official contact details or link; FFHC does not routinely forward your website enquiry to the hospital. If you ask us to pass information to another organisation, we will explain the proposed disclosure and obtain any consent required, unless disclosure is otherwise required or permitted by law.

6. Cookies, Security Services and External Services

The website may use essential technical cookies or similar technologies that are necessary for core operation, security, session management, spam or bot prevention and reliable form handling. Cloudflare security services, including Turnstile where enabled, may process technical information for these purposes.

We use Google Analytics 4 (GA4), provided by Google, to understand website use and improve the website. Where you allow optional analytics, it may process information about your browser and device, pages viewed and selected interactions, together with analytics cookies or similar identifiers.

Optional analytics is disabled unless you choose to allow it through the website’s cookie controls. You can decline optional analytics and continue using the website, or change your choice through the same controls. Essential security and form services are handled separately.

Analytics measurements are limited to website-use statistics and agreed counts of professional enquiries, downloads and outgoing-link clicks. We do not send names, email addresses, enquiry contents, clinical information or other personal identifiers supplied through professional-enquiry channels to Google Analytics.

Google may process analytics information outside Malaysia. For details of Google’s handling of this information, see How Google Uses Information from Sites and Apps and Google’s Privacy Policy.

If you choose to use an external service linked from the website, including WhatsApp, that provider also processes information under its own privacy terms. The FFHC WhatsApp line is used for messaging only and is not presented as a public telephone contact.

7. Processing Outside Malaysia

Some technology and communications providers used by FFHC operate internationally, so personal data may be processed or stored outside Malaysia. Where a cross-border transfer occurs, FFHC will take reasonable steps to ensure that the transfer is made in accordance with applicable Malaysian personal-data-protection requirements and that appropriate safeguards or other lawful transfer conditions apply.

8. Security and Retention

FFHC applies organisational and technical safeguards appropriate to the information and restricts access according to responsibilities. No online service can guarantee absolute security.

We retain enquiry and correspondence records for as long as reasonably necessary to respond, manage any resulting engagement, maintain an appropriate business record, and meet applicable legal, accounting or dispute-resolution requirements. Technical logs and backups are retained according to operational, security and recovery needs and may remain for a limited period after information is removed from active systems. When information is no longer required, it is deleted or anonymised where appropriate and practicable.

9. Your Choices and Requests

Subject to applicable Malaysian law, you may contact us to request access to or correction of your personal data, withdraw consent where processing depends on consent, raise a privacy concern, or request data portability where applicable. We may need proportionate information to verify your identity and may explain any legal limitation or permitted charge that applies.

You may also raise a concern with Malaysia’s Personal Data Protection Commissioner through the official website: https://www.pdp.gov.my/.

10. Changes to This Notice

We may update this notice when our website, services or data-handling practices change. The current version and revision date will be published on this page. Where required, we will provide additional notice or obtain consent before using personal data for a materially different purpose.

1. Siapakah yang Bertanggungjawab terhadap Data Peribadi Anda

Notis ini menerangkan cara data peribadi dikendalikan melalui drfarhanafadzli.com dan saluran pertanyaan profesional yang diuruskan oleh FF Healthcare Consultancy (FFHC) serta dipautkan daripada laman web tersebut.

Pengawal data ialah FARHANA BINTI FADZLI, yang menjalankan perniagaan sebagai FF HEALTHCARE CONSULTANCY (“FFHC”, “kami”), nombor pendaftaran perniagaan 202603217731 (RA0138605-X). FFHC menyelaras pertanyaan profesional berkaitan Dr Farhana Fadzli.

Lokasi awam: Bukit Damansara, 50490 Kuala Lumpur, Malaysia.

E-mel privasi: [email protected]. Sila gunakan “Permintaan privasi” sebagai tajuk e-mel.

Laman web ini bukan portal pesakit Hospital Picaso. Hospital Picaso bertanggungjawab terhadap data peribadi yang anda berikan secara langsung melalui perkhidmatan dan saluran hubungan rasminya sendiri.

2. Data Peribadi yang Mungkin Kami Kumpulkan

Bergantung pada cara anda menggunakan laman web atau menghubungi FFHC, kami mungkin mengumpulkan:

• Nama dan alamat e-mel anda.
• Organisasi anda, jenis pertanyaan, subjek atau bidang yang dipilih, serta tarikh acara, tarikh akhir media atau maklumat pilihan lain yang anda berikan.
• Mesej yang anda hantar serta surat-menyurat, tindakan susulan dan rekod urusan yang berkaitan.
• Maklumat teknikal yang dijana apabila laman web digunakan, seperti alamat IP, maklumat pelayar/peranti, halaman yang diminta dan log keselamatan atau diagnostik.
• Maklumat yang dijana apabila anda memilih perkhidmatan luar yang dipautkan daripada laman web, seperti WhatsApp, tertakluk kepada terma dan amalan privasi penyedia tersebut.

Sila jangan hantar gejala, imej imbasan, laporan perubatan, dokumen pengenalan diri, rekod pesakit atau maklumat klinikal sensitif lain melalui borang pertanyaan profesional, e-mel FFHC atau saluran WhatsApp yang diuruskan oleh FFHC. Jika anda menghubungi kami bagi pihak orang lain, berikan hanya maklumat yang anda diberi kuasa untuk kongsikan.

3. Tujuan Kami Menggunakan Data Peribadi

Kami mungkin menggunakan data peribadi yang berkaitan untuk:

• Menjawab dan mengurus pertanyaan anda.
• Menyelaras permintaan berkaitan ceramah, media, pendidikan, khidmat nasihat dan kerjasama profesional.
• Menyimpan rekod komunikasi, keputusan dan urusan yang dipersetujui.
• Mengendalikan, melindungi, menyelesaikan masalah dan menambah baik laman web serta perkhidmatan pertanyaan.
• Memahami jumlah dan kategori pertanyaan, menggunakan maklumat agregat jika praktikal.
• Memenuhi keperluan undang-undang, kawal selia, perakaunan dan penyelesaian pertikaian yang terpakai.

Penghantaran pertanyaan tidak melanggan anda kepada pemasaran. Sebarang surat berita atau langganan pemasaran pada masa hadapan akan memerlukan pilihan langganan yang berasingan.

4. Maklumat Wajib dan Pilihan

Anda boleh melayari laman web tanpa menghantar pertanyaan. Jika anda menggunakan borang pertanyaan profesional, medan yang ditandakan sebagai wajib perlu dilengkapkan supaya kami dapat memahami dan menjawab permintaan anda. Medan pilihan akan dikenal pasti pada borang. Jika maklumat wajib tidak diberikan, kami mungkin tidak dapat menjawab atau meneruskan pertanyaan tersebut.

5. Siapakah yang Mungkin Menerima Data Peribadi

Maklumat yang berkaitan boleh diakses oleh kakitangan FFHC yang diberi kuasa dan Dr Farhana apabila perlu untuk mengendalikan pertanyaan atau mengurus urusan yang dipersetujui.

FFHC juga menggunakan penyedia perkhidmatan bagi pengehosan dan penyelenggaraan laman web, keselamatan laman web dan perlindungan bot, penghantaran borang/e-mel, perkhidmatan e-mel Microsoft 365 dan fungsi teknikal lain yang diperlukan. Akses dihadkan kepada peranan penyedia dan aturan yang diluluskan oleh FFHC.

Maklumat juga boleh didedahkan kepada penasihat profesional, penanggung insurans, juruaudit atau pihak berkuasa yang berkenaan apabila perlu secara munasabah dan dibenarkan oleh undang-undang.

Kami tidak menjual data peribadi. Mengarahkan anda kepada Hospital Picaso biasanya bermaksud memberikan butiran hubungan atau pautan rasmi hospital; FFHC tidak secara rutin memajukan pertanyaan laman web anda kepada hospital. Jika anda meminta kami menyampaikan maklumat kepada organisasi lain, kami akan menerangkan pendedahan yang dicadangkan dan mendapatkan sebarang persetujuan yang diperlukan, melainkan pendedahan itu diwajibkan atau dibenarkan oleh undang-undang.

6. Kuki, Perkhidmatan Keselamatan dan Perkhidmatan Luar

Laman web mungkin menggunakan kuki teknikal penting atau teknologi seumpamanya yang diperlukan untuk operasi teras, keselamatan, pengurusan sesi, pencegahan spam atau bot dan pengendalian borang yang boleh dipercayai. Perkhidmatan keselamatan Cloudflare, termasuk Turnstile jika diaktifkan, mungkin memproses maklumat teknikal bagi tujuan ini.

Kami menggunakan Google Analytics 4 (GA4), yang disediakan oleh Google, untuk memahami penggunaan laman web dan menambah baik laman web. Apabila anda membenarkan analitik pilihan, perkhidmatan ini mungkin memproses maklumat tentang pelayar dan peranti anda, halaman yang dilihat dan interaksi terpilih, serta kuki analitik atau pengecam seumpamanya.

Analitik pilihan dinyahaktifkan melainkan anda memilih untuk membenarkannya melalui kawalan kuki laman web. Anda boleh menolak analitik pilihan dan terus menggunakan laman web, atau mengubah pilihan anda melalui kawalan yang sama. Perkhidmatan keselamatan dan borang yang penting dikendalikan secara berasingan.

Pengukuran analitik dihadkan kepada statistik penggunaan laman web dan kiraan yang dipersetujui bagi pertanyaan profesional, muat turun dan klik pautan keluar. Kami tidak menghantar nama, alamat e-mel, kandungan pertanyaan, maklumat klinikal atau pengecam peribadi lain yang diberikan melalui saluran pertanyaan profesional kepada Google Analytics.

Google mungkin memproses maklumat analitik di luar Malaysia. Untuk butiran pengendalian maklumat ini oleh Google, lihat Cara Google Menggunakan Maklumat daripada Laman dan Apl dan Dasar Privasi Google.

Jika anda memilih untuk menggunakan perkhidmatan luar yang dipautkan daripada laman web, termasuk WhatsApp, penyedia tersebut juga memproses maklumat mengikut terma privasinya sendiri. Talian WhatsApp FFHC digunakan untuk pemesejan sahaja dan tidak dipaparkan sebagai nombor telefon awam.

7. Pemprosesan di Luar Malaysia

Sesetengah penyedia teknologi dan komunikasi yang digunakan oleh FFHC beroperasi di peringkat antarabangsa, maka data peribadi mungkin diproses atau disimpan di luar Malaysia. Jika pemindahan rentas sempadan berlaku, FFHC akan mengambil langkah munasabah untuk memastikan pemindahan dibuat mengikut keperluan perlindungan data peribadi Malaysia yang terpakai serta menggunakan perlindungan yang sesuai atau syarat pemindahan lain yang dibenarkan.

8. Keselamatan dan Penyimpanan

FFHC menggunakan langkah perlindungan organisasi dan teknikal yang bersesuaian dengan maklumat yang dikendalikan serta mengehadkan akses berdasarkan tanggungjawab. Tiada perkhidmatan dalam talian yang boleh menjamin keselamatan mutlak.

Kami menyimpan rekod pertanyaan dan surat-menyurat selama tempoh yang munasabah bagi menjawab pertanyaan, mengurus sebarang urusan yang terhasil, menyimpan rekod perniagaan yang sesuai dan memenuhi keperluan undang-undang, perakaunan atau penyelesaian pertikaian. Log teknikal dan salinan sandaran disimpan mengikut keperluan operasi, keselamatan dan pemulihan dan mungkin kekal untuk tempoh terhad selepas maklumat dikeluarkan daripada sistem aktif. Apabila maklumat tidak lagi diperlukan, ia akan dipadamkan atau dinyahnamakan jika sesuai dan boleh dilaksanakan.

9. Pilihan dan Permintaan Anda

Tertakluk kepada undang-undang Malaysia yang terpakai, anda boleh menghubungi kami untuk memohon akses kepada atau pembetulan data peribadi anda, menarik balik persetujuan apabila pemprosesan bergantung pada persetujuan, mengemukakan kebimbangan privasi, atau memohon kemudahalihan data apabila terpakai. Kami mungkin memerlukan maklumat yang munasabah untuk mengesahkan identiti anda dan akan menerangkan sebarang batasan undang-undang atau caj yang dibenarkan jika berkaitan.

Anda juga boleh mengemukakan kebimbangan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia melalui laman web rasmi: https://www.pdp.gov.my/.

10. Perubahan kepada Notis Ini

Kami boleh mengemas kini notis ini apabila laman web, perkhidmatan atau amalan pengendalian data kami berubah. Versi semasa dan tarikh pindaan akan dipaparkan pada halaman ini. Jika diperlukan, kami akan memberikan notis tambahan atau mendapatkan persetujuan sebelum menggunakan data peribadi bagi tujuan yang berbeza secara material.